Kommunikationstechnik für Unternehmen

Die Digitalisierung wurde in diesem Jahr schneller vorangetrieben, sodass manche Unternehmen vor einer Herausforderung standen. Mobiles Arbeiten im Unternehmen möglich machen, wo man an die altgewohnten Arbeitsstrukturen festhält.

Eine geordnete Kommunikationsstruktur im Unternehmen aufzubauen bringt Ihnen viele Vorteile und sorgt auch für schnelleres und produktiveres Arbeiten. Haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, aus dem Home-Office zu arbeiten? Haben Sie vor dieser Pandemie Videokonferenz wahrgenommen? Wie ist Ihre interne Kommunikation strukturiert?

Viele Fragen, die eine klare Kommunikation definieren. Doch was beinhaltet die Telekommunikation alles?

Diensthandys

Sind alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit einem Smartphone ausgerüstet? Im privaten Bereich ist die Mehrheit damit ausgestattet, aber wieso eigentlich nicht auch im beruflichen Umfeld? Benötigen Ihre Mitarbeiter kein Diensthandy?
Dabei gibt es viele Vorteile, die ein Arbeitshandy bringen. Mitarbeiter sind standortunabhängig und zur Arbeitszeit überall erreichbar. Mit zusätzlicher Software auch perfekt ausgestattet für das Arbeiten von unterwegs. Beispielsweise bietet das Mobile Device Management die Möglichkeit, die Firmengeräte zentral zu verwalten und für mehr Sicherheit der Daten zu sorgen.

Haben Sie von Mobile Device Management (MDM) noch nichts gehört? In unserem Artikel Kennen Sie schon das Mobile Device Management beschreiben wir die Software detaillierter.

Weiterer Vorteil ist die Verknüpfung Ihrer Außendienstmitarbeiter mit dem Unternehmen. Mobile Applikationen wie Slack, Microsoft Teams oder WhatsApp Business bietet eine schnelle Kommunikation im Team. Mit Slack, Zoom, Google Meets oder Microsoft Teams werden zusätzlich auch die Möglichkeiten einer Videokonferenz geboten, die auch mit dem mobilen Endgerät genutzt werden können. Damit ist die Ortsunabhängigkeit noch mehr für Mitarbeiter gegeben.

Telefonanlage

Kombiniert man nun die Diensthandys mit einer digitalen Telefonanlage, dann erhalten Unternehmen eine Vielzahl neuer Möglichkeiten und Funktionen. Um diese Funktionen kurz vorzustellen:

• Festnetznummer für alle Mitarbeiter (auch Außenmitarbeiter)
• Einbindung des Mobilfunktelefon (mit Möglichkeit der Festnetznummer)
• Keine feste Telefonanlage notwendig; Desktop-Client oder Mobilfunk-Anbindung
• Flexibler Standort, trotzdem professioneller Auftritt gegenüber Ihren Kunden
• Zukunftsorientiert, da bspw. ISDN-Anschlüsse zeitnah abgestellt werden

Mit einer Aufstellung von Smartphone und digitaler Telefonanlage erhalten die Mitarbeiter bereits mehr Flexibilität und stellt das Unternehmen dahingegen besser auf, dass die Mitarbeiter auch in Home-Office Zeiten einsatzbereit sind. Mehr Informationen zu Cloud-Telefonie erhalten Sie hier.

Cloud-Speicherung

Um noch weitere Freiheit des Arbeitsorts hinzuzugeben, bieten Cloud-Speicherungen die Möglichkeit, Unternehmensdaten sicher in einer digitalen Wolke zu speichern. Zugriff auf die Daten haben die Mitarbeiter mit eigenen Accounts von jedem Ort mit Internet-Zugang.

Allerdings muss auch hier die Sensibilisierung der Daten in den Vordergrund gesetzt werden. Damit das Unternehmen DSGVO konform arbeiten kann, sollten die Mitarbeiter auf Sicherheit der Daten und Datenschutz geschult werden.
Öffentliche Internetzugänge, Internet-Cafés oder weitere Optionen, sich in ein unbekanntes WLAN einzuloggen, sind zahlreich vorhanden. Da an diese Netzwerkschnittstellen deutliche Sicherheitslücken aufweisen können, müssen Mitarbeiter geschult werden.

Vorteile

Was sind nun die entscheidenden Unterschiede bzw. Vorteile, diese Umstellung in Betracht zu ziehen?

Zum einen bietet eine Investition in eine einheitliche, klare und digitale Kommunikationsstruktur eine solide Basis, das Unternehmen aufzubauen. Daher eignen sich Kommunikationsstrukturen auch für kleine Unternehmen. Eine einheitliche Struktur im Unternehmen wirkt sehr professionell und deutet auf ein organisiertes Unternehmen hin. Die Mitarbeiter erhalten ebenfalls eine Ordnung, die zu mehr Effizienz und Produktivität führen. Zum anderen ist nach einer funktionsfähigen Einrichtung die Verringerung von Zeitaufwand und Kostenfaktor möglich.

Möchten Sie gerne eine geordnete Kommunikation in Ihrem Unternehmen? Dann sollte eine aktuelle Analyse Ihres Unternehmens der erste Schritt sein. Welche Strukturen haben Sie bereits, welche Soft- oder Hardware müssen Sie bestellen und welche Geräte können entsorgt werden?
Haben Sie eine Analyse aufgestellt, sollte die Verwaltung in entsprechende Bereiche aufgeteilt werden. Rechtliche Grundlagen wie das Nutzen von Privathandys oder ähnlich sollten im Vorfeld geklärt werden, ebenfalls müssen bestehende Arbeitsabläufe berücksichtigt werden.